对账是什么?流程和类型详解

对账是一种会计过程,用于检查报告和记录数据的准确性。它确保这两组中的信息匹配。对账验证数字是否正确,账户余额是否一致、准确和完整。对账是会计和财务中的关键步骤。它有助于确定交易是否正确和完整地输入,同时使用控件来验证其准确性。

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对账是最基本的审计形式。会计师为总分类帐或其他不一致的帐户承担责任。他们审查并匹配企业总账 (GL) 中列出的交易与其子公司分类账。

大多数企业使用会计软件来记录交易并核对银行对账单和现金簿之间的差异。但是,对账还需要人工记录错误、遗漏或由于银行问题而输入的交易。

虽然银行对账单通常用作验证总账交易的支持文件,但公司可以使用许多其他支持文件来核对帐户。其中包括期末余额报告、退货和备抵、销售日记帐、贷项通知单等。

为什么对账很重要?

账户对账可确保公司的财务完整性和正确性。企业需要明确将任何总账账户余额与严重或重大错误进行核对。这使他们能够快速检测并提交所需的更改到总帐。

很多企业无法及时完成对账,危及日常业务流程。使用会计和财务软件的公司受益于降低的错误风险和预防性控制环境。

对账差异的原因

对账的频率取决于业务的性质和对账的类型。账户余额与基础文件不匹配的主要原因有四个:

  1. 欺诈:一些欺诈者是擦除痕迹的天才,但大多数不是。注意细节并让不在该帐户上工作的人审查对帐可以帮助发现许多欺诈行为。
  2. 缺少交易:有时,交易活动记录在总帐中,但不记录在其他文件中。无论会计团队多么细心,有时,交易可能会在裂缝之间溜走。和解有助于捕捉此类错误。
  3. 时间差异:有时,在会计软件中进行的存款或付款可能不会出现在月度财务报表中。当纸质支票是商家和工人的主要支付方式时,这是一个更大的问题。然而,借助近乎即时的金融交易数据,企业可以在几分钟或几小时而不是几天或几周内衡量资金离开一个账户和到达另一个账户之间的时间。
  4. 错误:交易过程中随时可能发生错误。进入交易的人可能会输入错误的数字或交换数字,或者供应商可能会向错误的帐户进行交易。有时,先前的对账匹配了错误的项目,从而导致大量停机,直到原始问题得到解决。任何或所有这些错误都可能在业务生命周期中的任何时间发生。但是,如果一家公司不定期核对其账目,它可能会在错误发生时错过它们。

对账的类型

不同类型的对账有:

  • 银行对帐:银行对帐单对帐通过将其与实际银行对帐单进行比较来验证公司账簿上的银行余额。银行对账是许多企业用来确保财务文件和官方记录之间的数据一致性的内部检查。银行对账单上的每笔交易都会根据公司的内部记录进行验证,以匹配两个记录。
  • 供应商对账:供应商对账是将供应商的应付账款与供应商的报表进行对账的过程。在这种情况下,企业将其账簿上的供应商余额与供应商账簿中的供应商余额进行核对。它保证供应商向企业收取的费用与收到的产品或服务之间没有不一致或错误。供应商报表不会自动提交,并且会定期寻求核对这些帐户。
  • 客户对账:向客户提供信用条款的企业执行客户对账或应收账款对账。为了检测不一致,此过程将应收帐款分类帐与总帐中的应收帐款控制帐户进行比较。它还有助于检测欺诈性应收账款活动。
  • 公司间对账:通过公司间对账,控股公司统一其所有子公司的总账以消除公司间流动。它分析了由发票错误和其他交易(如贷款、存款和利息)引起的子公司之间的潜在差异。这对于使公司间交易导致的资产、负债、收入和成本的增长正常化是必要的。
  • 特定于业务的对账:这是独一无二的,对每个企业来说都是独一无二的。例如,以产品为基础的公司进行盘点以保证资产负债表上的存货价值恰当地代表了库存商品的价值。这需要一个人实际计算保留的产品数量。

对账的好处

对账对于所有业务类型都是必不可少的。以下是它的一些主要好处:

  • 对账有助于检测欺诈或多收交易。
  • 它通过确保审计的准确性来降低合规风险。
  • 它揭示了可怕的财务行为,例如盗窃或报告问题。

对账流程

无论是手动还是自动执行,账户对账都遵循一套基本程序。以下是进行帐户对帐的分步过程:

  • 将企业账户登记簿与银行对账单进行比较。检查与报表对应的内部帐户登记册上的每笔付款和存款。请注意银行对账单上的任何交易,无需其他文件,例如付款收据或支票存根。
  • 所有付款都记录在公司的内部记录和银行账户中。从报表余额中减去任何支票、自动柜员机 (ATM) 活动或其他费用。识别未反映在公司记录中的银行对账单上的任何费用。留意未清算的支票、内部记录和未清算的自动付款、支票打印成本、ATM 服务费以及其他银行费用,例如资金不足、透支或超限费用。
  • 确保所有收款都记录在公司内部记录和银行账户中。识别任何未注册的存款和账户信用并将它们添加到报表余额中。如果银行表明存款未包含在内部记录中,则进行分录。
  • 验证银行错误。银行错误很少见,但发生时必须调整或从账户余额中扣除适当的金额。企业必须及时通知银行报告问题。
  • 检查天平以确认它们是准确的。银行对账单余额现在应该与公司记录中的总和相匹配。企业需要准备一份支持计划,根据不一致的数量列出公司内部账簿和银行账户之间的差异。
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