记录管理是什么?类型和基本步骤

记录管理是公司用来管理需要特别注意的文件的过程。记录比常规文件更重要,并为业务决策、交易和义务提供证据。一旦文档被视为记录,就不会进行进一步的编辑或更改。

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保险索赔是记录的一个例子。该记录包括索赔表、声明、照片和与索赔相关的其他文件。组织通常选择文档生成软件来生成、自定义、编辑和生成数据驱动的文档。

记录类型

根据用途和存储方式,有不同类型的记录。一些记录是数字的,而另一些是物理的。下面列出了五个主要的记录类别:

  • 物理记录:占用物理空间的纸质文件副本
  • 电子记录:以数字方式创建和存储的记录
  • 企业记录:与公司运营相关的文件,例如合同、协议和工资记录
  • 行业记录:与特定行业的运营有关的记录
  • 合法保留记录:法律要求的强制性记录,例如有关合规性法规的记录

使用记录管理的好处

适当的记录管理有助于组织在扩大整体知识库的同时避免处罚。最终,这将为未来的业务规划决策提供信息,并为存储和检索记录创建更有效的实践。

  • 控制保留哪些记录: 随着公司的发展,它们会保留许多电子和物理记录。记录管理帮助组织控制他们创建和维护的记录数量,以避免浪费存储空间。
  • 提高效率:记录管理帮助公司有效地检索和处理记录。这样可以节省时间,最终减少必要的计费小时数。
  • 保持合规并最大限度地降低诉讼风险:此流程有助于公司遵守监管要求。保持安全和有条理的书面记录也可以降低诉讼风险。
  • 明智的业务决策:易于访问的记录可帮助公司更快地做出管理决策,并提供更多信息。记录管理随着时间的推移建立了组织的知识库,这有助于未来的规划。

记录管理的基本步骤

记录管理是一个复杂的过程,可确保正确处理和管理重要文件。记录管理过程的基本步骤包括:

  • 声明和注册:记录被放置在存储库中,并被赋予一个唯一标识符,以便在整个记录管理过程中轻松跟踪。
  • 访问控制:授权某些用户访问、检索和阅读记录,但这些用户无权更改记录或其元数据。
  • 保留规则:根据组织的流程和相关规定,每种类型的记录都必须保留一定的时间。保留期限因记录的法律、财政、行政或历史价值而异。
  • 处置:当不再需要记录时,应将其销毁或移交给控制性法律机构,如档案馆或图书馆。
  • 审计追踪:这最后一步是创建审计追踪,它提供了从申报到处置的记录管理方式的证据。

记录管理最佳实践

记录管理系统因公司而异。根据行业的不同,记录管理必须遵守一组特定的合规性法规。通常,这些最佳实践将始终适用:

  • 保留规则: 公司必须知道要保留哪些记录以及应保留多长时间以确保遵守法律和法规。
  • 索引和分类: 准确索引和分类记录至关重要,以便利益相关者知道在哪里可以找到他们需要的信息。
  • 安全存储:无论记录是以数字方式还是物理方式存储,安全存储对于保护文档免受损坏和未经授权的访问至关重要。对于物理存储,建议使用符合国家消防局标准的商业记录中心。应使用访问控制、入侵防护和条形码软件来保护数字记录。
  • 员工培训:组织中的所有员工都应了解记录管理系统的工作原理。这样,记录总是通过适当的过程正确存储。应分发记录管理系统规则的书面副本,并应提供持续培训以确保员工跟上进度。

记录管理与文档管理

记录管理和文档管理是为公司增加价值的组织过程。这些过程的不同主要在于它们组织的性质。

文档是组织内人员可以访问的结构化或非结构化信息。记录是作为组织运作和政策证据的文件,通常受合规性约束且无法更改。

文档管理为文档创建过程创建问责制。这些系统旨在使访问、管理、协作和共享文档更容易。文档管理可以轻松访问文档,以及显示所有修订的版本跟踪和历史记录。

记录管理 为组织成功开展业务所必需的记录管理建立问责制。记录管理侧重于识别、存储、维护和管理与组织的法定、监管、财务或运营活动有关的数据。出于法律目的,记录管理要求记录保持不变。

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