项目预算是什么?基本要素和最佳实践

项目预算是估算项目从开始到结束的成本的过程。为了确定项目的预算,团队会考虑完成项目每个阶段的成本,大致需要多长时间才能完成,以及可能阻碍进度的潜在障碍。

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预算是必不可少的,因为它们有助于设定预期,并且对于让项目获得关键利益相关者的批准也至关重要。预算还可以确保有适当的资金可用,并有助于衡量团队的绩效。概述预算细节的文件应在整个项目期间进行监控、更新和审查。

制定预算时经常使用项目管理软件。这些工具有助于管理目标和各种长期项目,以及协调构成预算的各个任务。

项目预算的方法

估计项目的规模和成本并不容易,但有不同的方法可以简化它。这六种技术将提高项目预算的准确性,并使整个过程更加无缝。

  • 类比估算:利用过去项目的预算数据和最佳实践,就当前项目的成本制定意见或策略。找出过去和现在项目之间的相似之处和不同之处使这种方法成为可能。
  • 三点估计:一种明智而务实的方法,包括基于最坏、最好和最可能的预算方案的加权平均值。这种方法迫使项目团队在确定预算时考虑多个角度,从而进行更现实的成本估算。
  • 挣值分析:在项目执行时估计项目预算的准确性。该团队不断将每个阶段的成本与之前的估计进行比较。
  • 参数估算:从相关项目的某些部分获取成本变量和数据点,并将它们应用到当前项目中,允许项目团队根据数据创建预算。查看常见元素之间的统计关系可以使项目预算更加准确。
  • 自下而上的方法:估计项目的各个元素,如里程碑、任务和阶段,并将它们汇总以获得项目成本。如果正在创建工作说明并且项目团队提前了解所有项目细节,则使用此方法。
  • 自上而下的方法:预先估计项目预算总额并从中确定各个要素。当项目价格固定且预算一成不变时,最好使用这种方法。预测可用于清楚地了解每个元素将如何影响价格。

项目预算的基本要素

有一些与缩小项目预算相关的特定要素和成本。一般来说,这些元素是:

  • 劳动力成本:考虑到员工完成项目的成本,这意味着工资、工资税、福利和任何间接费用。
  • 材料采购成本:考虑完成项目所需的有形物品,例如物资、设备和各种货物。

除了这些核心要素外,这些成本还可以分为两个综合类别:

  • 固定成本:为项目建立的预算细节不会改变。一个固定成本的例子是供应商根据团队完成项目所需的特定项目数量的报价。
  • 可变成本:可能会根据活动而改变的预算细节。可变成本示例是一名自由职业者同意在该项目上工作 40 小时。如果项目超时,成本会增加。

项目预算的好处

当项目团队花时间估算预算和相关成本时,它可以带来许多好处。当不确定项目预算对团队是否值得时,请记住这些好处。

  • 确保项目资金:项目预算提供了利益相关者想要知道的洞察力,即在项目开始之前需要多少资金来确保项目的安全。它还详细说明了何时需要这笔钱。
  • 更好的决策:在项目正式开始之前制定预算有助于确定在项目内的较小步骤中投资多少。它还可以帮助组织确定全年投资的其他项目。
  • 促进未来的思考和规划:了解一个项目的预算有助于估算未来项目的预算。参与预算计划的人最好做好准备,成为未来对话的一部分。

项目预算最佳实践

在项目团队制定预算时,记住这些最佳实践是个好​​主意。这样做将有助于确保估算值尽可能接近最终数字。

  • 关注公司的需求:在制定预算时,请记住任何项目的底线是帮助组织实现其目标并取得成功。了解项目对组织的价值是提高预算准确性的一步。
  • 将项目分解为步骤和里程碑:为了准确估算项目的成本,团队通常会将其分解为更小的步骤或里程碑。这有助于了解预期或即将发生的事情。
  • 增加应急费用和税收:安全总比后悔好,所以为了确保团队不会超出预算,增加应急费用和税收以计划随着时间的推移可能发生的变化。这样做也有助于确保估算接近最终预算。
  • 与利益相关者保持开放的沟通:在制定预算时,必须与从成功完成中受益最大的人进行持续沟通。关键利益相关者还可以帮助确保预算准确,并对范围进行潜在调整。
  • 适应不断变化的参数:从项目预算到完成,可能会发生不可预见的情况、事件和场景。为此制定计划可以使团队灵活地适应外部或内部的变化。
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