政策管理是什么?有哪些类型和好处

政策管理是在组织内创建、审查、批准、组织和分发所有政策和程序文件的过程。政策管理允许公司根据需要进行调整,放弃旧的政策粘合剂,采用现代、易于理解的格式。组织中的员工需要跟上最新的威胁、风险和数据,并根据适用的规则和法规开展工作。政策管理帮助组织确保所有员工都知道如何操作和遵守他们的政策。

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政策管理软件可帮助用户根据组织的既定工作流程管理从创建到批准以及其间每一步的策略。策略管理允许团队领导向所有相关员工分发和共享策略。此流程进一步帮助组织遵守外部法规并快速响应客户升级或安全违规等情况。

政策管理的类型

有各种类型的策略管理,有些比其他的更有效。公司选择的类型取决于其规模、预算和偏好。

  • 纸质:概述物理纸上的政策,使用文件柜和活页夹等老式方法组织它们。这种方法通常被认为是有风险的,因为纸质保单容易丢失或损坏,容易产生安全风险,并且更新耗时。此外,频繁打印可能很昂贵。
  • 混合媒体:纸张和数字解决方案的混合。它有助于减少纸张使用和效率低下。这种类型的策略管理允许组织比基于纸张更容易地协作和分发策略文档。混合媒体策略管理通常涉及将文档上传到共享的 Intranet 驱动器、以数字方式签署和跟踪文档,以及使用 Gmail、 Google Workspace、Microsoft Teams 等工具进行协作。这种方法比纸质方法更安全,但仍然容易出现文件过时或重复等低效问题。员工需要手动更新这些策略。
  • 基于数字:使用基于云的软件尽可能高效地组织、更新和分发文档。软件允许组织自动化工作流程并实时更新政策,无需在每次发生变化时分发新的政策文件。

使用政策管理的好处

管理策略可帮助团队及时了解最新版本,从而使员工在所有情况下都保持合规。

  • 轻松更新。策略管理有助于防止从经理传递给员工的关键更新和新策略丢失。
  • 风险管理。了解对他们的期望以遵守相关政策的员工可以降低其组织的不合规风险。
  • 通过自动化工作流程节省时间。大型组织的政策管理拉近了政策制定者与员工之间的距离,并赋予政策制定者更大的影响力。它还可以帮助团队自动化工作流程以节省时间。
  • 轻松报告。策略管理在一个集中位置记录所有策略和修订,从而实现轻松报告。
  • 问责透明。政策管理有助于跟踪哪些员工进行了更改,并使流程更加负责和透明。

政策管理的基本要素

策略管理需要一个系统来维护和更新文档。这通常称为策略目录。目录越高级,对组织就越有利。

良好的政策管理系统的基本要素包括:

  • 政策审查:定期审查确保所有政策都是最新的。这需要员工和经理及时共享、编辑和批准文件。
  • 政策报告:状态报告对于向领导层和审计报告很重要。策略管理应允许频繁且轻松的报告。
  • 政策批准:领导批准政策,让政策管理团队跟踪每个政策的批准状态。
  • 政策修订:政策管理应促进识别最新版本的简单更新。

政策管理最佳实践

必须建立政策管理系统以取得成功,并定期维护以取得积极成果。遵循以下最佳做法:

  • 使用软件。没有有组织的政策管理系统的公司在政策一致性和沟通方面遇到了困难。此外,在纸质、电子表格或基本云存储系统上手动分发策略会留下太多出错的空间。借助软件,组织可以自动更新公司范围内的政策。策略版本位于中心位置,为所有相关利益相关者提供持续访问。组织也不必担心同时处理多个策略版本,因为该软件总是显示更新的版本。
  • 优先考虑一致性。政策管理需要保持一致,以便员工了解政策的重要性。适当的政策管理为管理人员提供了一致的纪律处分指南,这是公平对待的必要条件。
  • 使政策可访问。整个组织的员工都应该可以轻松访问策略。让员工能够搜索和找到他们正在寻找的政策有助于他们准确了解政策期望他们做什么,以便他们能够相应地应对情况。
  • 提供政策培训。基于公司政策的培训可帮助员工将政策情境化,改善长期政策合规管理。
  • 经常回顾。审查和更新政策是政策管理的重要组成部分。政策经常会发生变化,一个好的政策管理系统会跟上这些变化。
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