即时通讯是什么?详细介绍

在商业环境中,即时消息通过文本消息应用程序充当企业内的通信系统。商业即时通讯软件提供了向组织内的其他人发送一对一消息以及在组或团队内进行通信的能力。这些工具消除了通过电子邮件应用程序来回处理简短问题、长陈述、共享图像等的需要。即时消息允许员工之间进行谨慎的内部通信,因为他们不必透露个人信息,例如个人电子邮件或电话号码。

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即时通讯软件通常与其他产品集成,例如员工通信软件、员工敬业度软件、员工内部网软件和生产力机器人软件,以促进生产性工作沟通和协作。

CEO、副总裁、经理、IT 团队和所有部门的员工使用即时消息在内部就与工作相关的任务、目标、项目或问题进行沟通。它还帮助员工资源组 (ERG) 创建安全的交流空间。副总裁或经理可以直接向员工发送与其工作相关的问题、评论或疑虑。例如,如果员工需要立即获得财务帮助,他们还可以直接向会计部门的同事发送消息。即时通讯可以提供的交流可能性的数量似乎是无穷无尽的。

使用即时消息的好处

企业已经意识到使用即时通讯软件的好处,从而巩固了它在工作场所进行沟通和协作的重要性。

  • 快速:使用即时消息,团队可以在需要时快速高效地进行沟通。不同部门的员工、远程工作的员工或不同国家/地区的员工之间的协作从未如此快速或简单。
  • 非正式:在工作场所发送电子邮件时,通常有一种社会接受的礼仪形式,即使是一个简单的问题。然而,有了即时通讯,就不需要过于专业的交流方式。相反,员工可以专注于手头的内容,而不是确保使用适当的礼仪。
  • 可访问性:根据产品的不同,即时消息既可以作为桌面应用程序存在,也可以通过显示器或笔记本电脑访问,也可以作为移动应用程序存在。远离办公桌的员工仍然可以通过手机随时随地交流或了解组织中正在发生的事情。
  • 可定制:无论是只需要几个群组或频道的小型组织,还是需要每个部门和兴趣组多个通信组的大型企业,即时通讯软件都可以轻松定制。员工还可以使用能够打开和关闭通知的个人定制功能。

即时通讯最佳实践

即时消息是用户友好的,并且可以通过简短的培训课程轻松学习,具体取决于软件产品。具体来说,使用即时消息的最佳实践包括:

  • 用用于交流的语言写出语法正确的句子
  • 向在线的人发送消息,并等待与关闭通知的人联系,直到他们返回在线
  • 只发布适当的消息
  • 根据需要随意提问,但如果适用,请直接向直接参与的人提问,以免在群聊中发送大量消息的垃圾邮件

即时消息与员工沟通

员工沟通软件在创建内部沟通渠道和群组方面类似于即时通讯。不同之处在于员工通信软件不一定允许简单的直接消息传递。因此,它们可以并排使用,而不是一个在另一个之上。

即时消息与员工内部网

员工内部网软件与即时消息传递协同工作,使组织能够创建一个供员工访问的在线门户,并允许在定义的组内进行通信。一些员工 Intranet 产品提供了消息传递工具——那些不提供消息传递工具的产品与即时消息传递选项相集成,以用作协作和对话的工具。

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